業務効率を上げる！タイムマネジメント術を身につけよう

忙しい毎日を効率よく乗り切るために

診療情報管理士や医療情報技師として働く中で、「時間が足りない」と感じることはありませんか？カルテの管理、データ分析、会議への参加など、多くの業務を抱える中で効率的に時間を使うことは非常に重要です。

特に、1～3年目の初心者のうちは、業務の優先順位をつけるのが難しく、気づけば残業が増えてしまうこともあります。本記事では、業務効率を高めるためのタイムマネジメント術を紹介し、限られた時間を有効活用する方法をお伝えします。

タイムマネジメントの基本原則

まず、タイムマネジメントを実践するうえで重要な基本原則を押さえましょう。

1. 業務の優先順位を明確にする

全ての業務を同じようにこなそうとすると、効率が落ちてしまいます。「重要度」と「緊急度」の2つの軸で業務を分類し、優先順位をつけることが大切です。

対策方法：アイゼンハワーマトリクスの活用

• 重要かつ緊急（最優先で対応）
• 重要だが緊急でない（計画的に進める）
• 緊急だが重要でない（可能なら他者に委任）
• 重要でも緊急でもない（極力排除）

2. 目標を具体化する

「今日中に終わらせる」という曖昧な目標ではなく、「◯時までに◯件の記録をチェックする」など、明確な目標を設定することで、業務の効率が上がります。

SMARTの法則を活用し、以下のポイントを押さえましょう。

• S（Specific）：具体的に
• M（Measurable）：測定可能に
• A（Achievable）：達成可能に
• R（Relevant）：関連性のある目標を
• T（Time-bound）：期限を設ける

3. 時間の見える化をする

業務にかかる時間を把握することで、ムダを発見し、効率化の糸口を見つけることができます。

実践方法：業務ログの記録

• 1日の業務内容と所要時間を記録
• ムダな作業や改善点を特定
• 定期的に振り返り、調整

業務効率を上げるタイムマネジメントの実践テクニック

1. ポモドーロ・テクニックを活用する

「25分集中 + 5分休憩」を1セットとし、短時間で高い集中力を維持する方法です。集中力が途切れにくく、作業効率がアップします。

手順

1. 25分間、1つのタスクに集中
2. 5分間の休憩を取る
3. 4セットごとに長めの休憩（15～30分）を取る

2. タスク管理ツールを活用する

タスクを「見える化」することで、やるべきことを明確にし、優先順位を把握しやすくなります。

おすすめのツール例

• Trello（タスクの進捗を視覚的に管理）
• Notion（業務のスケジュールやメモを一元管理）
• Googleカレンダー（予定のリマインダー設定）

3. 隙間時間を有効活用する

会議の前後や、移動時間などの短時間を活用し、簡単な作業や情報収集を行いましょう。

例

• DPC関連の最新ニュースをチェック
• 短時間でできるデータ入力やメール確認
• 資格試験の学習（用語の暗記など）

4. 「やらないことリスト」を作る

優先度の低い業務や、不必要な作業を減らすことで、重要な業務に集中できます。

例

• 細かすぎる資料作成の見直し
• 優先順位の低い会議の削減
• ルーチン作業の自動化

5. ルーチンワークの効率化

毎日行うルーチン業務（診療録の監査やコーディング作業）を、効率的に進めるための方法を考えましょう。

例

• テンプレートの活用（診療録監査のチェックリスト作成）
• ショートカットキーの習得（Excelや電子カルテの操作）
• 1日のルーチン時間を固定する

まとめ

タイムマネジメントを実践することで、業務の効率を上げ、ストレスを軽減しながら質の高い仕事を行うことができます。

今回ご紹介したポイントを振り返ると以下の通りです。

• 業務の優先順位を明確にし、重要なタスクに集中する
• 目標を具体化し、時間を「見える化」して管理する
• ポモドーロ・テクニックやタスク管理ツールを活用する
• 隙間時間を有効に使い、ルーチン業務の効率化を図る

日々の業務の中で少しずつ実践し、自分に合ったタイムマネジメント術を見つけていきましょう。